Catering & Events
Catering-Anfragen digitalisieren: vom Formular bis zur Statusübersicht.
Catering- und Eventanfragen sind wertvoll und machen Arbeit, bevor sie Geld bringen: Sie kommen oft unvollständig an, brauchen Rückfragen und liegen dann in einem Postfach, das niemandem gehört. Wir bauen den Weg vom ersten Kontakt bis zur Entscheidung so um, dass er sichtbar ist.
Felix & Huy
Deine Experten für digitale Gastronomie
Was ändert sich für uns konkret?
Warum gerade große Anfragen liegen bleiben können.
Weil sie Arbeit machen, bevor sie Geld bringen. Eine unvollständige Anfrage braucht Rückfragen, bis überhaupt klar ist, ob der Termin passt. Wer parallel mehrere Häuser anfragt, kann sich in dieser Zeit längst anders entschieden haben. Wer vollständige Angaben schon im ersten Schritt bekommt, kann schneller antworten. Genau dort setzt ein strukturiertes Formular an.
Was den Unterschied macht
Pflichtangaben statt Freitext: Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Ort, Art der Bewirtung und Besonderheiten werden abgefragt, bevor die Anfrage abgeschickt werden kann.
Termin- und Kapazitätsprüfung als definierter Ablauf: Der angefragte Termin wird gegen eure hinterlegten Sperrzeiten und Kapazitäten geprüft – nach Regeln, die ihr festlegt.
Statusübersicht: Jede Anfrage hat einen Bearbeitungsstand, und man sieht auf einen Blick, wo eine Antwort aussteht.
Antwortvorlagen und Nachfass-Erinnerungen: Wiederkehrende Antworten liegen als Vorlage bereit, offene Anfragen melden sich nach einer vereinbarten Frist von selbst.
Für welche Betriebe das gedacht ist
- Restaurants mit regelmäßigen Feiern, Firmenessen oder Tagungen.
- Betriebe mit Cateringgeschäft außer Haus.
- Häuser mit Nebenraum oder Eventfläche, die getrennt geplant wird.
- Betriebe, bei denen mehrere Personen Anfragen beantworten und niemand den Überblick hat.
So gehen wir vor
1. Anfragen sichten
Wir schauen uns an, was heute gefragt wird, was fehlt und wie oft nachgefasst werden muss.
2. Formular und Regeln
Pflichtangaben, Prüfregeln für Termin und Kapazität sowie Bearbeitungsstände werden festgelegt.
3. Einrichten
Formular, Ablage, Kalender, Vorlagen und Erinnerungen werden verbunden.
4. Übergabe
Wir gehen den Ablauf mit den Personen durch, die Anfragen tatsächlich beantworten.
Mögliche Bausteine
Der Umfang wird je Betrieb festgelegt.
- Anfrageformular mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfungen
- Automatische Eingangsbestätigung an die anfragende Person
- Strukturierte Ablage aller Anfragen mit Bearbeitungsstand
- Termine und Sperrzeiten in einem gemeinsamen Kalender
- Antwortvorlagen für wiederkehrende Rückfragen
- Nachfass-Erinnerungen nach vereinbarter Frist
- Übersicht offener Anfragen für die Leitung
Wo die Grenzen liegen
- Keine automatische Zusage und keine automatische Preisberechnung. Ob ein Termin machbar ist, entscheidet dein Betrieb.
- Keine Vertrags- oder Rechnungserstellung und keine eigene Zahlungsabwicklung. Die Anbindung eines etablierten Zahlungsanbieters ist ein eigenes Vorhaben und nur nach technischer und rechtlicher Prüfung möglich.
- Keine rechtliche Prüfung der Angebote oder Bedingungen.
- Keine Zusage, wie viele Anfragen zu Aufträgen werden.
- Keine automatisch formulierten Antworten – Vorlagen ja, frei textende Systeme nein.
Bereit für einen professionellen digitalen Auftritt? Lass uns kurz sprechen.