Catering-Anfrageformular: Pflichtfelder, Ablauf und Checkliste

Warum ausgerechnet die großen Anfragen liegen bleiben können

Weil sie Arbeit machen, bevor sie Geld bringen. Eine Anfrage mit drei Sätzen – „Wir sind ca. 40 Personen, im Herbst, was würde das kosten?“ – braucht Rückfragen, bis überhaupt klar ist, ob der Termin passt.

Wer parallel mehrere Häuser anfragt, kann sich in dieser Zeit längst anders entschieden haben. Genau dort setzt ein Formular an: Es holt die Angaben, die für eine erste Antwort nötig sind, im ersten Schritt.

Wie sich der Umsatz im Gastgewerbe entwickelt, veröffentlicht das Statistische Bundesamt laufend als Konjunkturindikator [Quelle 1] – eine nützliche Einordnung, wenn du abschätzen willst, wie viel eine liegen gebliebene Anfrage in deinem Jahr ausmacht.

Die Angaben, die ein Formular erzwingen sollte

Sieben Felder. Mehr braucht es für eine erste Einschätzung selten, und weniger führt zu Rückfragen.

Ein Hinweis zur Pflichtfeld-Frage: Jedes zusätzliche Pflichtfeld kann Anfragen kosten. Frage nur ab, was du für die Entscheidung ja/nein/kommt drauf an wirklich brauchst. Details lassen sich später klären.

Allergene und Zusatzstoffe gehören von Anfang an dazu

Das Feld „Besonderheiten“ ersetzt keine Pflichtangaben. Für nicht vorverpackte Speisen regelt § 4 LMIDV, wie über allergene Zutaten zu informieren ist [Quelle 2]; § 5 LMIDV benennt, wann ein Inverkehrbringen ohne die erforderlichen Angaben unzulässig ist [Quelle 3]. Zusatzstoffe sind eigens geregelt: § 5 LMZDV beschreibt ihre Kenntlichmachung [Quelle 4]. Für ein Catering heißt das: Die Angaben zu Zutaten, Allergenen und Zusatzstoffen gehören in Angebot und Ablauf, nicht in eine spätere Rückfrage.

Erstellen, prüfen und verantworten muss sie der Betrieb – er kennt Rezepturen, Lieferanten und Küchenabläufe. Ein Formular kann nur sicherstellen, dass die Frage gestellt und die Antwort festgehalten wird.

Der Prüfablauf

Der angefragte Termin wird gegen das geprüft, was du hinterlegt hast:

Wichtig: Diese Prüfung entscheidet nicht. Sie bereitet die Entscheidung vor. Eine automatische Zusage würde Fälle abdecken, die vorher niemand vollständig beschreiben kann – und genau bei Veranstaltungen ist der Ausnahmefall der Normalfall.

Bearbeitungsstände, die reichen

• Neu – eingegangen, noch nicht angesehen
• In Prüfung – jemand kümmert sich
• Angebot raus – wartet auf Rückmeldung
• Zugesagt / Abgesagt – abgeschlossen
• Nachfassen – offen, Frist läuft

Sechs Zustände als Startpunkt. Je mehr es werden, desto größer die Gefahr, dass sie im Alltag nicht mehr gepflegt werden – such dir die wenigsten, die deinen Ablauf abbilden.

Entscheidend ist die Sichtbarkeit: Auf einen Blick muss erkennbar sein, wo eine Antwort aussteht und seit wann.

Antwortvorlagen und Nachfassen

Viele Antworten wiederholen sich: Eingangsbestätigung, Rückfrage zu fehlenden Angaben, Absage bei belegtem Termin, Angebotsversand, freundliches Nachfassen.

Fünf Vorlagen decken einen guten Teil davon ab. Sie ersetzen keine persönliche Antwort – sie ersparen das Formulieren des immer gleichen Rahmens.

Das Nachfassen ist der unterschätzte Teil. Eine Erinnerung nach einer vereinbarten Frist – fünf Werktage sind ein gängiger Startwert – macht sichtbar, was schlicht untergegangen ist. Nicht bei der Kundschaft, sondern bei euch.

Was dabei nicht automatisiert wird

• Die Preisgestaltung. Ein Angebot für eine Veranstaltung hängt an zu vielen Faktoren.
• Die Zusage. Ob ein Termin machbar ist, entscheidet der Betrieb.
• Der Vertrag. Vertragserstellung, Zahlungsbedingungen und Stornoregelungen gehören in eine rechtliche Prüfung, nicht in ein Formular.
• Die Bezahlung. Anzahlungen und Zahlungsabwicklung sind ein eigenes Vorhaben; ein Anfrageformular wickelt keine Zahlungen ab.
• Die Antwort selbst. Vorlagen ja, frei formulierende Systeme nein.

Der Einstieg in einer Woche

Tag 1–2: Die letzten zwanzig Anfragen durchsehen. Was fehlte jedes Mal? Das sind deine Pflichtfelder.

Tag 3: Formular aufsetzen, Eingangsbestätigung formulieren.

Tag 4: Ablage mit Bearbeitungsständen anlegen, Zuständigkeit benennen.

Tag 5: Antwortvorlagen schreiben, Nachfassfrist festlegen.

Danach läuft der Ablauf – und lässt sich verbessern, weil er zum ersten Mal sichtbar ist.

Checkliste vor dem Start

• Die sieben Pflichtfelder stehen fest und sind im Formular als Pflichtfelder gesetzt
• Die Angaben zu Zutaten, Allergenen und Zusatzstoffen haben einen festen Platz im Ablauf
• Sperrzeiten, Ruhetage und bereits vergebene Termine sind an einer Stelle hinterlegt
• Die maximale Personenzahl je Raum und Bewirtungsform ist notiert
• Der nötige Vorlauf je Größenordnung ist festgelegt
• Die Bearbeitungsstände sind benannt und für alle sichtbar
• Es gibt eine Rollenadresse statt eines persönlichen Postfachs
• Eine Person je Bearbeitungsstand ist zuständig, vertreten geregelt
• Die Eingangsbestätigung nennt eine Frist, die realistisch eingehalten wird
• Die Nachfassfrist steht fest und wird erinnert

Wenn du diese zehn Punkte beantworten kannst, ist die Einrichtung eine Fleißaufgabe – ob im eigenen Formularwerkzeug oder mit Unterstützung.