Reservierungssystem
Reservierungssystem für die Gastronomie: der direkte Weg zum Tisch.
Ein Anruf während des Services, ein Zettel neben der Kasse, eine Nachricht auf Instagram: So entstehen Doppelbelegungen und vergessene Tische. Wir bauen den Weg dahin um – zu einem Online-Reservierungssystem für die Gastronomie, das Gäste selbst abschließen und das im Betrieb an genau einer Stelle sichtbar ist. Ob dafür ein bestehendes Werkzeug eingerichtet oder eine eigene Oberfläche entwickelt wird, entscheidet dein Ablauf, nicht der Verkauf.
Reservierungsablauf besprechen
Felix & Huy
Deine Experten für digitale Gastronomie
Bekomme ich bei Len Digital ein fertiges Reservierungssystem?
Passt ein Reservierungssystem zu deinem Betrieb?
Die Entscheidung hängt weniger an der Technik als an deinem Ablauf. Diese Übersicht beantwortet die Fragen, die im Erstgespräch ohnehin kommen.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Geeignet, wenn … | Reservierungen heute an Menschen hängen: Telefon im Abendgeschäft, Zettel neben der Kasse, Nachrichten über mehrere Kanäle. Ebenso, wenn feste Stoßzeiten über die Auslastung entscheiden oder wenn neben einem Portal ein eigener, direkter Weg entstehen soll. |
| Nicht geeignet, wenn … | ohne Reservierung gearbeitet wird – dann entsteht nur Pflegeaufwand. Ebenso wenig sinnvoll, wenn das eigentliche Ziel Anzahlungen oder No-Show-Gebühren sind: Zahlungen wickeln wir nicht ab, und dann ist ein Werkzeug mit dieser Funktion für dich der bessere Weg. |
| Was wir von dir brauchen | Öffnungs- und Ruhetage, Tischgrößen und Kapazität, gewünschte Zeitfenster und Verweildauer, Vorlauf und letzte Annahme, Sonderöffnungen, wer im Team die Ansicht nutzt und welche Bestätigungstexte gelten sollen. |
| Was am Ende dasteht | Ein Reservierungsweg auf deiner Seite, den Gäste ohne Konto abschließen, mit Bestätigung, Änderung und Absage – dazu eine Ansicht, in der dein Service den Abend liest, und schriftlich festgehaltene Regeln. |
| Wo die Grenzen liegen | Keine Kassen-, TSE- oder Fiskalisierungslösung, keine eigene Zahlungsabwicklung, keine Partnerschaft mit einem Reservierungsportal und keine Zusage zu Auslastung. Eine Verbindung zu einem vorhandenen System sagen wir erst nach Prüfung der dokumentierten Schnittstelle zu. |
| Woran der Preis hängt | Ob wir ein bestehendes Werkzeug einrichten oder eine Oberfläche entwickeln; wie viele Regeln, Zeitfenster und Sonderfälle abzubilden sind; wie viele Ansichten und Rollen dazugehören; ob laufende Pflege dazukommt. Einen Listenpreis gibt es dafür bewusst nicht – den Umfang bekommst du nach dem Erstgespräch schriftlich mit Festpreis. |
| Nächster Schritt | Kostenloses Erstgespräch: Wir gehen deinen heutigen Ablauf durch und sagen dir, ob Einrichtung oder Entwicklung der kürzere Weg ist. |
Die Zeilen beschreiben ausschließlich unsere eigene Leistung. Ein Vergleich einzelner Anbieter steht hier bewusst nicht: Über deren Funktionen und Konditionen liegt uns nichts vor, was wir belegen könnten. Die Kostenmodelle im Markt ordnet der Ratgeber zu Reservierungssystemen und ihren Kosten ein.
Warum „wir machen das telefonisch“ teuer wird.
Telefonische Reservierungen kosten zweimal: einmal die Zeit im Service, einmal die Anfragen, die außerhalb der Öffnungszeiten niemand entgegennimmt. Wer abends um elf einen Tisch für Samstag sucht, kann in dem Moment buchen – oder es beim nächsten Haus versuchen, das eine Online-Reservierung anbietet. Dazu kommt die Übertragung: Vom Zettel ins Buch, vom Buch in den Plan. Jeder Schritt ist eine Stelle, an der etwas verloren gehen kann.
Ist mein Restaurant bereit für Online-Reservierungen?
Sieben Punkte, die vor der Einrichtung geklärt sein sollten. Hak ab, was bei dir bereits zutrifft.
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Erst der Ablauf, dann das Werkzeug.
Solange Zeiten, Tische und Zuständigkeiten nicht feststehen, bildet jedes System nur die Unklarheit ab. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme, keine Software.
Was zu einer Online-Reservierung gehörtDer Stand bleibt nur in diesem Fenster: nichts wird übertragen, nichts gespeichert. Beim Neuladen fängt die Liste wieder leer an.
Worauf wir bei einem Gastronomie-Reservierungssystem achten
Zeitfenster statt freier Uhrzeiten: Gäste wählen aus dem, was in deinem Ablauf tatsächlich funktioniert – inklusive Vorlauf, letzter Annahme und Ruhetagen.
Kapazitäts- und Sperrregeln: Tischgrößen, Verweildauer, Sonderöffnungszeiten und einzelne gesperrte Termine werden vorher definiert und gelten dann automatisch.
Bestätigung, Änderung und Storno: Gäste bekommen eine Rückmeldung und können ihre Reservierung ändern oder absagen, ohne bei euch anzurufen.
Eine Ansicht fürs Team: Wer im Service arbeitet, sieht den Stand des Abends – nicht eine Datenbank, sondern eine Liste, die man im Vorbeigehen liest.
Was eine Reservierung im Betrieb leisten muss
- Gäste kommen ohne Konto und ohne App zum Ziel – auf dem Smartphone, in wenigen Schritten.
- Der Service sieht auf einen Blick, welche Tische wann belegt sind und wo noch Luft ist.
- Änderungen und Absagen landen dort, wo der Abend geplant wird, nicht in einem zweiten Postfach.
- Sonderfälle bleiben möglich: Der Betrieb muss jederzeit von Hand eingreifen können.
Für welche Betriebe sich das lohnt
Entscheidend ist nicht die Größe, sondern wie viele Reservierungen heute an Menschen hängen.
- Restaurants mit Tischservice, bei denen der Telefonhörer im Abendgeschäft stört.
- Betriebe, die Reservierungen über mehrere Kanäle bekommen und sie mühsam zusammenführen.
- Häuser mit festen Stoßzeiten, in denen Zeitfenster und Verweildauer über die Auslastung entscheiden.
- Betriebe, die heute ein Portal nutzen und den direkten Weg zusätzlich anbieten wollen.
- Nicht sinnvoll ist es dort, wo ohne Reservierung gearbeitet wird – dann kostet ein System nur Pflege.
So gehen wir vor
1. Ablauf aufnehmen
Wir schauen uns an, wie Reservierungen heute entstehen, wer sie annimmt und wo sie landen.
2. Regeln festlegen
Zeitfenster, Tischgrößen, Vorlauf, Sperrzeiten und Sonderfälle werden schriftlich definiert.
3. Einrichten oder entwickeln
Entweder wir konfigurieren ein bewährtes Werkzeug, oder wir entwickeln die Reservierung im vereinbarten Umfang.
4. Übergabe im Betrieb
Wir gehen den Ablauf mit dem Team durch – inklusive der Frage, was bei einem Sonderfall zu tun ist.
Mögliche Bausteine
Was davon in dein Projekt kommt, entscheidet der Umfang im Angebot. Nichts davon ist ein fertiges Produkt von der Stange.
- Reservierungsformular mit Zeitfenstern, Personenzahl und Anmerkungsfeld
- Kapazitäts-, Vorlauf- und Sperrregeln inklusive Feiertagen und Ruhetagen
- Bestätigungs-, Änderungs- und Absage-E-Mails nach festen Vorlagen
- Übersicht für den Service mit Tages- und Tischansicht
- Optionale Erinnerung an Gäste vor dem Termin
- Optionale Übergabe der Termine in einen Kalender, den ihr ohnehin nutzt
Ob und wie ein Baustein mit einem vorhandenen System zusammenspielt, prüfen wir vorher im Einzelfall. Wir sagen keine Schnittstelle zu, die wir nicht geprüft haben.
Wo die Grenzen liegen
Damit von Anfang an klar ist, was diese Leistung nicht enthält:
- Keine Kassen-, TSE- oder Fiskalisierungslösung. Ob und ab wann Vorbestellungen, Anzahlungen oder No-Show-Gebühren kassenrechtlich relevant werden, klärst du mit Steuerberatung und Kassenanbieter – wir ordnen das nicht für dich ein.
- Keine eigene Zahlungsabwicklung und kein Einzug von Anzahlungen oder No-Show-Gebühren. Die Anbindung eines etablierten Zahlungsanbieters ist ein eigenes Vorhaben und nur nach technischer und rechtlicher Prüfung möglich.
- Keine Partnerschaft mit einem Reservierungsportal und keine Zusage, dort besser gelistet zu werden.
- Keine automatische Kommunikation mit Gästen über das hinaus, was in festen Vorlagen und Regeln steht.
- Keine Zusage zu Auslastung oder Anzahl an Reservierungen – das hängt an deinem Betrieb, nicht am Werkzeug.
Erzähl kurz, wie es bei dir läuft – im Erstgespräch klären wir, ob sich das lohnt.