Digitale Abläufe
Abläufe in der Gastronomie digitalisieren: feste Regeln statt Handarbeit.
Oft fehlt kein Werkzeug, sondern eine geregelte Übergabe: Etwas steht in einer Nachricht, muss in einen Kalender, von dort in eine Liste und am Ende an eine Person, die gerade frei hat. Wir bauen diese Übergaben so um, dass sie nicht mehr an Erinnerung hängen.
Felix & Huy
Deine Experten für digitale Gastronomie
Ist das eine KI, die für uns arbeitet?
Woran Abläufe im Alltag scheitern.
Selten an fehlenden Programmen. Eher daran, dass Informationen an drei Stellen liegen, dass niemand zuständig ist, wenn eine Person im Urlaub ist, und dass Wiederholungen im Kopf einzelner Menschen stecken. Ein Ablauf, der nur funktioniert, solange eine bestimmte Person da ist, ist kein Ablauf.
Was wir konkret einrichten
Google Workspace als gemeinsame Basis: Adressen, Rechte, geteilte Ablage und Kalender, damit nicht jede Person ihre eigene Insel pflegt.
Formulare, die in Tabellen schreiben: Anfragen, Bestellungen an Lieferanten oder Urlaubswünsche werden strukturiert erfasst statt in Freitext.
E-Mail-Routing und Freigaben: Anfragen landen bei der zuständigen Rolle, nicht bei einer Person – auch dann, wenn diese Person nicht da ist.
Erinnerungen und Checklisten nach festen Regeln: wiederkehrende Aufgaben zum vereinbarten Zeitpunkt, mit klarer Zuständigkeit.
Abläufe, die sich auf diese Weise ordnen lassen
- Anfragen aus Website, Postfach und Formular in einer Ablage zusammenführen.
- Termine für Wartung, Lieferung, Reinigung und Prüfungen wiederkehrend im Kalender führen.
- Dienst- und Urlaubswünsche strukturiert einsammeln statt über Nachrichten.
- Öffnungszeiten, Sonderöffnungen und Ruhetage an einer Stelle pflegen.
- Übergaben zwischen Schichten mit einer festen Checkliste statt mündlich.
So gehen wir vor
1. Ablauf aufnehmen
Wir schreiben auf, was heute passiert – jeden Schritt, jede Übergabe, jede Zuständigkeit.
2. Regeln formulieren
Aus dem Ist wird eine Regel: Auslöser, Bedingung, Ergebnis, Zuständigkeit.
3. Einrichten
Wir setzen die Regeln in den Werkzeugen um, die ihr ohnehin nutzt oder nutzen wollt.
4. Übergabe und Nachschärfen
Das Team arbeitet damit, wir korrigieren, was im Alltag nicht trägt.
Mögliche Bausteine
Der Umfang wird im Angebot festgelegt. Auch hier gilt: keine Software von der Stange, sondern Einrichtung nach deinem Ablauf.
- Einrichtung von Google Workspace inklusive Rollen, Rechten und geteilter Ablage
- Gemeinsamer Kalender mit wiederkehrenden Terminen und Zuständigkeiten
- Formulare mit Pflichtfeldern, die strukturiert in eine Tabelle schreiben
- E-Mail-Adressen nach Rollen und Weiterleitungsregeln
- Automatische Bestätigungen und Erinnerungen aus festen Vorlagen
- Wiederkehrende Checklisten für Öffnung, Schließung und Schichtübergabe
- Eine kurze schriftliche Anleitung, damit das Team die Regeln kennt
Wo die Grenzen liegen
Damit die Erwartung stimmt:
- Keine KI-Agenten, keine automatische Telefonie und keine eigenständig formulierende Kommunikation mit Gästen. Automatische Nachrichten sind möglich – aber ausschließlich aus fest hinterlegten Vorlagen zu fest definierten Auslösern, etwa einer Eingangs- oder Reservierungsbestätigung.
- Keine Kassen-, TSE- oder Fiskalisierungslösung und keine Buchhaltungsfunktionen. Wie die eingerichteten Abläufe steuerlich einzuordnen sind, gehört zu Steuerberatung und Kassenanbieter.
- Keine Personalverwaltung im arbeitsrechtlichen Sinn und keine Zeiterfassung als Nachweisinstrument.
- Keine Zusage zu eingesparten Stunden. Wie viel Zeit ein Ablauf spart, hängt an deinem Betrieb.
- Lizenzkosten für Google Workspace oder vergleichbare Dienste zahlst du direkt beim Anbieter, nicht an uns.
- Keine Zusage, dass ein Dienst für deinen Einsatzzweck datenschutzrechtlich zulässig ist. Wir richten technisch ein und benennen die offenen Punkte; die Bewertung gehört zu deiner rechtlichen Beratung.
Bereit für einen professionellen digitalen Auftritt? Lass uns kurz sprechen.