Reservierungssysteme für die Gastronomie: Kostenmodelle und Auswahlcheckliste

Warum sich Angebote so schwer vergleichen lassen

Zwei Angebote für dasselbe Reservierungssystem können völlig unterschiedlich aussehen und trotzdem beide korrekt sein. Der Grund ist nicht Intransparenz, sondern eine echte Modellfrage: Das eine Angebot verkauft dir ein Werkzeug, das andere verkauft dir Gäste.

Wer einen festen Betrag im Monat nimmt, verdient unabhängig davon, wie viele Reservierungen darüber laufen. Wer je Gast oder je vermittelter Buchung abrechnet, verdient mit deinem Erfolg – und mit deiner Auslastung steigen die Kosten mit.

Beides kann richtig sein. Falsch wird es erst, wenn du zwei Modelle vergleichst, ohne sie auf dieselbe Grundlage zu bringen.

Die Kostenblöcke, die in jedem Angebot stehen sollten

Diese Aufstellung deckt ab, was in Angeboten regelmäßig auftaucht. Vollständig ist eine solche Liste nie – ein Angebot kann Posten enthalten, die hier nicht stehen, und manche Anbieter fassen mehrere Blöcke zu einem Paketpreis zusammen. Der Zweck der Liste ist deshalb nicht, alles zu kennen, sondern nichts zu übersehen: Was du in einem Angebot keinem Block zuordnen kannst, fragst du nach.

Fixpreis oder Preis je Buchung: die eine Rechnung, die die Entscheidung trägt

Rechne beide Modelle auf denselben Zeitraum. Du brauchst dafür nur zwei Zahlen aus deinem eigenen Betrieb:

Aus diesen Zahlen ergibt sich für jedes Angebot eine Monatssumme. Der Punkt, an dem der nutzungsabhängige Preis die Fixgebühr übersteigt, ist deine Entscheidungsgrenze – oberhalb davon wird das nutzungsabhängige Modell teurer, unterhalb günstiger.

Rechne beide Fälle zusätzlich für zwei Szenarien durch: einen schwachen Monat und deinen stärksten. Ein Modell, das im starken Monat weh tut, ist genau dann teuer, wenn du am wenigsten Zeit hast, darüber nachzudenken.

Nimm für diese Rechnung ausschließlich Zahlen aus deinen eigenen Angeboten. Marktpreise stehen hier bewusst keine: Sie ändern sich, sie hängen an Tarif und Verhandlung, und eine Zahl in einem Ratgeber wäre für deine Entscheidung wertlos.

„Ohne Provision“: was der Begriff meint und was nicht

„Ohne Provision“ heißt in der Regel: Es fällt keine Gebühr je vermittelter Buchung an. Das ist ein echter Unterschied zu Portalen, die für jeden Gast kassieren, den sie schicken.

Es heißt aber nicht „kostenlos“. Auch ein provisionsfreies System hat in aller Regel eine Grundgebühr, Einrichtungsaufwand und laufende Pflege. Und ein eigener Reservierungsweg auf deiner Website bringt von sich aus keine Reichweite: Wer dich nicht kennt, findet dich darüber nicht.

Die ehrliche Einordnung lautet deshalb: Provisionsfrei ist eine Frage der Kostenstruktur, nicht der Wirtschaftlichkeit. Ob sich der Wechsel lohnt, entscheidet sich daran, wie viele Gäste heute über ein Portal kommen und wie viele davon dich ohnehin schon kannten.

Wenn du beides parallel fährst und nach einigen Wochen vergleichst, wie sich die Reservierungen auf die Wege verteilen, hast du eine belastbare Grundlage. Die Zahlen dazu liefert dein Betrieb, nicht ein Vergleichstext.

Fragen, die vor der Auswahl beantwortet sein sollten

Wem gehören die Gästedaten?

Kläre vor Vertragsschluss, ob du die Reservierungs- und Kontaktdaten deiner Gäste jederzeit vollständig exportieren kannst und in welchem Format. Ein System, aus dem du deine Daten nur mühsam wieder herausbekommst, ist ein System, das du nur mühsam wieder verlässt.

Dazu gehört auch die datenschutzrechtliche Seite: Wer ist Verantwortlicher, wer Auftragsverarbeiter, und liegt ein Vertrag dazu vor? Was ein solcher Vertrag regeln muss, steht in Art. 28 DSGVO – darunter ausdrücklich, was am Ende der Verarbeitung mit den Daten geschieht: löschen oder zurückgeben, nach deiner Wahl [Quelle 1]. Genau diese Klausel ist der Hebel für die Exportfrage oben. Wie sie in deinem Fall auszulegen ist, gehört zu deiner Rechtsberatung, nicht zum Vertrieb des Anbieters.

Was passiert bei Storno und No-Show?

Zählt eine stornierte Reservierung für die Abrechnung? Wird eine No-Show berechnet? Bei nutzungsabhängigen Modellen entscheidet diese Frage über spürbare Beträge.

Was löst du aus, wenn du Anzahlungen einziehst?

Sobald Gäste online eine Anzahlung oder eine No-Show-Gebühr leisten, ist das ein entgeltlicher Vertrag im elektronischen Geschäftsverkehr mit Verbrauchern. Daran hängen eigene Pflichten – unter anderem die Beschriftung der Schaltfläche, mit der bestellt wird, und die Angaben, die unmittelbar davor stehen müssen (§ 312j BGB) [Quelle 2]. Ob ein System das sauber umsetzt, siehst du nicht im Preisblatt, sondern nur im Testdurchlauf. Die rechtliche Bewertung gehört zu deiner Beratung; in den Vergleich gehört die Frage trotzdem, weil sie über die Nutzbarkeit der Funktion entscheidet.

Wie lange bindet dich der Vertrag?

Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassungsklauseln gehören in den Vergleich. Ein günstiger Einstiegspreis mit langer Bindung kann teurer sein als ein höherer Preis mit monatlicher Kündbarkeit. Für Verträge mit Verbrauchern zieht § 309 Nr. 9 BGB Grenzen für Laufzeit, stillschweigende Verlängerung und Kündigungsfrist [Quelle 3]; im Geschäftsverkehr gilt die Vorschrift nicht unmittelbar – ein Restaurant schließt den Vertrag als Unternehmer. Erwarte diese Grenzen also nicht automatisch, sondern lies, was in deinem Vertrag steht.

Welche Abhängigkeiten entstehen?

Wenn Reservierung, Gästekommunikation und Bewertungsanfragen im selben System liegen, ist ein Wechsel später kein Werkzeugtausch mehr, sondern ein Projekt. Das ist kein Argument dagegen – aber eines dafür, es vorher zu wissen.

Passt es zu deinem Ablauf, oder passt dein Ablauf sich an?

Zeitfenster, Verweildauer, Vorlauf, Sperrzeiten: Wenn ein System deine Regeln nicht abbilden kann, wirst du entweder deine Regeln ändern oder das System umgehen. Beides kostet mehr als die Lizenz.

Wann ein eigener Reservierungsweg die bessere Antwort ist

Ein fertiges System ist der schnellere Weg, solange dein Ablauf zu seinen Möglichkeiten passt. Sobald du Regeln brauchst, die es nicht kennt – ungewöhnliche Zeitfenster, mehrere Bereiche mit eigener Logik, eine Ansicht, die dein Team wirklich nutzt –, wird die Anpassung an das Werkzeug teurer als eine eigene Oberfläche.

Diese Grenze lässt sich nicht allgemein ziehen, und eine Faustformel dafür gibt es nicht – eine Zahl wie „ab drei Abweichungen“ wäre hier erfunden. Die brauchbarere Prüfung ist deshalb keine Zählung, sondern eine Gewichtung: Notiere in der Demo jeden Punkt, an dem du „das machen wir dann eben anders“ denkst, und markiere davon die, die einen täglichen Ablauf betreffen. Bleiben dort Punkte übrig, die dein Team jeden Dienst spüren würde, lohnt der Vergleich mit einer eigenen Lösung.

Wie das bei uns läuft, steht auf der Seite zum Reservierungssystem für die Gastronomie: Wir richten ein bewährtes Werkzeug ein oder entwickeln die Reservierung passend zu deinem Ablauf – und sagen dir im Erstgespräch, welcher der beiden Wege bei dir der kürzere ist. Was vorher im Betrieb feststehen muss, steht im Ratgeber zur Online-Tischreservierung mit Ablauf und Checkliste.

In vier Schritten zur Entscheidung

Wer diese vier Schritte geht, trifft die Entscheidung anhand seines eigenen Betriebs – und nicht anhand der Zahl, die im Angebot am größten gedruckt ist.